Asepeyo es una mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social, con una amplia implantación en todo el territorio nacional y que dispone de una red propia de 141 centros ambulatorios, 2 hospitales y 2 hospitales de día.

El Reto
Inicialmente Asepeyo realizaba el tratamiento de recepción y aprobación de las facturas de proveedores recibidas, de manera descentralizada en sus delegaciones (600.000 facturas /año).

Los recursos humanos necesarios para realizar el seguimiento y control del ciclo de facturas eran muy elevados y era muy difícil llevar un control exhaustivo del seguimiento de dichos documentos.

Por estos motivos, Asepeyo se planteó la necesidad de automatizar los procedimientos para optimizar los procesos de gestión del ciclo de aprobación de las facturas de proveedores.

La solución
Transformación de las facturas de proveedores en un archivo digital y externalización de la gestión administrativa de los mismos.

Las premisas básicas de la solución propuesta por Kernel DOC estaban fundamentadas en:

• Centralización en la recepción de la documentación
• Transformación digital, ordenación y catalogación de las facturas procesadas
• Captura dinámica y exhaustiva de los datos contables asociados a la factura
• Controles de calidad muy elevados para la certificación y validez de los datos capturados.
• Alta capacidad de respuesta (24h), independientemente del volumen.
• Integración total con los sistemas informáticos de flujo de aprobación de facturas.

El Resultado
El Resultado de la aplicación del sistema Kdoc  gestionado por Kernel DOC en Asepeyo ha permitido principalmente obtener:

• Minimiza los procesos administrativos, reduciendo el tiempo necesario entre la recepción, aprobación y archivo de las facturas,
• Facilita el acceso y búsqueda de las facturas
• Dispone de un único repositorio físico de  facturas, independientemente de la localización geográfica de la persona que debe aprobar las facturas, el documento original estará localizado, evitando el trasiego documental físico por las oficinas.
• Se integra en una plataforma que permite la contabilización de las facturas en un sólo proceso.
• Ahorro de Recursos tanto físicos como humanos.
• Evitar inversiones en áreas no estratégicas

Según Don Alberto López Zomeño Director Administrativo de Asepeyo , "La implantación del nuevo sistema de Gestión de las factura de proveedores ha contribuido a una localización rápida y fiable de todo tipo de documentos, a una optimización del sistema de archivo, a una reducción significativa del espacio del archivo histórico y a una disminución del tiempo de búsqueda y aprobación del pago de las mismas