En esta entrevista a Kernel Doc, Josep María Panadés, responsable del Departamento de Registros de Laboratorios Rottapharm comenta cómo su organización llevó a cabo el proceso de digitalización de su documentación a través de Kernel Doc, y las ventajas que esta iniciativa les ha reportado.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?
El soporte en papel de toda la documentación de nuestro Departamento de Registros, como en cualquier otra Compañía del sector, había alcanzado tal volumen que originaba serias dificultades de almacenamiento, ubicación y localización de determinados documentos en concreto. Por lo tanto, vimos necesario recurrir a la tecnología de digitalización, tanto para la documentación oficial como para la interna.A parte de redundar en una reducción drástica del espacio de archivo, ha mejorado considerablemente la eficiencia de la búsqueda de información.

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?
De entre las empresas que nos ofrecieron sus servicios para este fin, Kernel Doc nos ofreció la solución más coste-eficiente.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?
Disponer de una documentación que, además de estar digitalizada, pudiera, mediante el sistema OCR, reescribirse para, de este modo,poderse utilizar para otros expedientes sin tener que generar un nuevo documento en Word. También se requería de un sistema de búsqueda rápido y fiable de documentos dentro de un expediente mediante el uso de links. Otro requerimiento era la calidad de la imagen y de su impresión.

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?
La tarea inicial y fundamental consistió en originar un expediente consolidado e indexado, es decir agrupar en un mismo dossier toda la documentación histórica del producto en cuestión incorporando un índice general de contenidos por apartados claramente diferenciados y por orden cronológico.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?
Efectivamente. Aunque siempre existe la tendencia, por costumbre o deformación histórica, de recurrir al archivo en papel para hacer una búsqueda, una vez adoptado el nuevo sistema, resulta mucho más idóneo. Además, no hay peligro de traspapelar ningún documento.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?
Como he mencionado anteriormente, la mejora fundamental y más palpable ha consistido en disponer de una gran cantidad de documentación en muy poco espacio. A ello se le añade la simplicidad de localización de cualquier documento puesto que ya no estamos manejando cientos de carpetas, sino decenas de CD.

¿Han experimentado otros beneficios?
Evidentemente, un beneficio añadido es el de la seguridad. Si bien en nuestra Compañía la documentación confidencial se archiva en armarios ignífugos, el crecimiento constante del volumen de documentos requiere de un espacio de almacenamiento cada vez mayor y, por lo tanto, de una inversión creciente en este tipo de armarios de seguridad. Aún así, la documentación no está absolutamente a salvo de cualquier eventualidad fatal que, aunque excepcional, podría afectar la integridad física de estos receptáculos y, por ende, de la documentación albergada en ellos. Trabajando con soportes informáticos, tipo CD o DVD, mantenemos su integridad a través de una Empresa especializada en la custodia de este tipo de soportes en bunkers. Mientras que en ellos se conserva el soporte original, podemos trabajar con una copia de seguridad en nuestras oficinas.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?
En la actualidad, hemos completado un 50% aproximadamente del proyecto global de digitalización y, por lo tanto, no hemos llegado a cuantificar el beneficio económico. Aún así, consideramos que, al margen de cualquier ahorro económico, para nosotros ha prevalecido la seguridad y la eficiencia a la que me refería anteriormente.

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?
Estamos totalmente satisfechos del servicio prestado, tanto desde el punto de vista técnico como humano. Hasta el momento, siempre nos han facilitado la solución idónea a cualquier problema o inconveniente inesperado que haya podido surgir durante el proyecto en marcha. La comunicación es muy fluida y con una atención al cliente excelente.