Las empresas han hecho poco hasta la fecha por adaptar sus sistemas a la normativa, y por ello, las inspecciones realizadas por la Administración Publica han provocado que de los 2.000.000 € recaudados en 2003 se pase a los 30.000.000 € en 2007.

El terreno está, ciertamente, abonado a este segmento. Así, según un estudio de Inteco, hasta un 84% de las empresas españolas (unos 2,9 millones de entidades) no cumple con el texto legal.

Las multas que le pueden caer a cualquier entidad van desde los 600 € (sanción leve) a los 600.000 € (sanción muy grave), siendo la media más habitual de 60.000 €, una cantidad que, sobre todo hoy en día, puede destruir a una pequeña empresa.

Cuando la empresa  de servicios contacta con una empresa que puede tener potencialmente este problema, lo primero que tiene que hacer es un estudio de los datos y la información que maneja dicha empresa y declararlo ante la Agencia (ésta es la parte legal). Posteriormente, el partner tiene que organizar la empresa para que cumpla con la protección de esos datos mediante la implantación de la tecnología que necesita para cumplir con la normativa.

El partner de servicios es el más indicado ayudar en la adaptación a la LOPD en una empresa, ya que es experto en informática y en gestión de documentos y la base legal que necesita se la ofrece la asesoría jurídica de LOPD.

Aunque parezca algo utópico, la denuncia de una empresa que no cumple con la normativa, puede venir, desde un empleado descontento hasta de la propia competencia.

La situación  hoy en día, es que las grandes empresas se están adaptando, pero las pymes son más reacias. Es importante para estas pymes abordar el proyecto, no sólo por el sanción que les puede afectar, sino porque serán más competitivas con esa tecnología.

Además, este proceso de adaptación no es ni complejo ni caro.

¿Qué ayuda ofrecen las empresas de servicios documentales?

Según la normativa, el archivo de la documentación se realizará de acuerdo con los criterios previstos.

Los criterios deberán garantizar:

a) Correcta conservación de los documentos.

b) Localización y consulta de la información.

c) Posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación.

d) Los dispositivos de almacenamiento de los documentos deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura.

e) Se limitará el acceso a los documentos exclusivamente al personal autorizado.

f) Se establecerán mecanismos que permitan identificar los accesos realizados en el caso de documentos accedidos por múltiples usuarios.

g) Oportunidad para la digitalización de documentos :

• La Digitalización de documentos brinda una gran oportunidad para poder responder a los retos a que nos enfrentamos con esta normativa.
• De esta forma los documentos se pueden almacenar en custodia, con acceso restringido y la información queda residente en documentos electrónicos que pueden ser protegidos por accesos con PASSWORDs según el permiso o rol del usuario

h) ¿Cómo se inicia este proceso? Las empresas de servicio pueden realizar un estudio para determinar el alcance del proyecto desde el punto de vista tecnológico y de documentos papel. Este estudio permitirá plantear soluciones inmediatas para cumplir con la normativa

Jorge Calatayud
Director de Ventas