Roberto Quiroga, director de Proyectos de Kernel Doc, presenta a través del siguiente artículo las principales ventajas de la Digitalización Certificada de Facturas.

¿Qué es la digitalización certificada?
Es el procedimiento tecnológico que nos permite garantizar el valor legal de la imagen digital de cualquier documento. Esto nos permitirá prescindir de los documentos originales ahorrando los costes asociados a su almacenamiento, gestión y consulta. Es importante asegurarnos que el procedimiento de firma digital llevado a cabo, es el homologado por la Agencia Tributaria (Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007)  y para ello es básico apoyarnos en especialistas, empresas que se hallen involucradas en el tema.

¿Qué tipo de compañías (sector y tamaño) son las que más recurren o recurrirán a la digitalización certificada?
Las organizaciones que mayores volúmenes de documentación gestionan o con normativas específicas de conservación de sus registros (sanidad, farmacéutica, o industria nuclear, por ejemplo) son las que obtendrán más ventajas de la digitalización certificada, independientemente de su tamaño.

¿Cuáles son los principales beneficios de la digitalización certificada para las empresas?
La Digitalización Certificada ofrece entre otras, las siguientes ventajas:

• Rapidez: En menos de 48 h. el cliente puede tener su documentación digitalizada.
• Economía: Ahorrará m2 de espacio de espacio de oficina de almacenaje de documentos y mucho tiempo de gestión. Evitará los costes asociados a los documentos en papel (fotocopias, carpetas, listados, etc.).
• Agilidad: En las consultas y búsquedas y en el acceso inmediato y concurrente a la documentación. Al tener la documentación digitalizada, varios usuarios pueden acceder al mismo documento sin necesidad de esperas.
• Seguridad: Utilización de la misma estructura de seguridad de usuarios para proteger la información y los documentos físicos originales se mantienen en archivos, no se pierden ni se deterioran, cumpliendo también el nuevo reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
• Flexibilidad: Evita inversiones en áreas no estratégicas de su compañía.

¿Cuáles son los requisitos legales y tecnológicos que solicita la AEAT para reconocer una solución de digitalización certificada?
El artículo 7 apartado e) Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la Resolución 24 de octubre de 2007 establece el procedimiento para la homologación de software de digitalización. Hoy en día, son muy pocos (7) los softwares de digitalización homologados.

Algunos de los requisitos de la AEAT son:

• El software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización
• Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización
• Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros
• La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o "timestamping" implica el proceso de cierre electrónico  de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
• El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos

¿Cuáles son los principales beneficios que ofrece su software? ¿En qué se diferencia de los de otras compañías?
Siendo Kernel Doc una empresa de servicios especializada en temas de digitalización de documentos, era obvia su propuesta de solución para la digitalización certificada. Es por ello que Kernel Doc ha llegado a un acuerdo con la entidad ANF AC & Tradise para acreditarse como Prestador de Servicios de Digitalización Certificada (PSDC) y ofrecer a sus clientes la solución Legal Snap Scan tanto en la modalidad de activación de producto como en la de prestación de servicio mediante la fórmula de digitalización delegada.

Legal Snap Scan es la primera solución de digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria y esta basada en un modelo integral de servicio, lo que la hace accesible a todos los perfiles de empresas y profesionales. Esta solución contempla los procesos de digitalización,  clasificación, certificación y custodia de documentos durante un mínimo de 6 años.

¿Qué suelen buscar las compañías en un software de digitalización certificada, agilidad o seguridad? ¿Por qué?
Lo que habitualmente requieren las empresas que se plantean una solución de digitalización certificada, es la agilidad (la seguridad ya les viene dada por la propia homologación de la AEAT). Agilidad en el proceso de digitalización y muy especialmente, agilidad en la integración en el procedimiento de tratamiento de documentación que tengan implementado en su empresa.

¿En cuanto tiempo los usuarios de una compañía pueden utilizar su software de digitalización certificada con total independencia, es decir, que no necesitan ningún tipo de asesoría?
Para que el proceso de implementación de la solución sea lo más rápido posible es imprescindible ponerlo en manos de una empresa con experiencia que la cual no solo contemplará el aspecto tecnológico, sino también otros aspectos claves en el proceso como son:

• Los procedimientos internos que GENERAN/RECIBEN dicha documentación
• La documentación propiamente dicha
• Las personas que CONSUMEN dicha documentación y cuales son sus necesidades
• Y por último,  las medidas del éxito

Si se tienen en cuenta todos estos puntos, un proceso de digitalización certificada puede ser implantado en corto tiempo

¿Cuál es el costo de la implantación de su solución de digitalización certificada? ¿De qué depende este coste?
El coste de la digitalización depende del tipo de factura, de sus hojas anexas y de las capturas que el usuario requiera para su gestión particular (work flows, entradas  a ERP, etc) Luego, una vez llegado a este punto es cuando el usuario elige, en vez de la custodia física, la custodia virtual con la digitalización certificada. Este proceso final, con el alta al bunker del repositorio y la custodia de los 5+1 año que pide Hacienda puede estar en los 0,03 € por factura, en todo su ciclo 

¿Considera que la competencia en este servicio es fuerte a pesar de ser pocos los softwares homologados por la AEAT?
Dado el incremento de empresas que ven las grandes ventajas que aporta la digitalización certificada han aparecido diversos proveedores que ofrecen este tipo de servicio. Pero, son pocas las empresas que, como Kernel Doc, cuentan con una experiencia de más de 6 años implementando soluciones de tratamiento y digitalización y que están soportados por entidades como ANF AC & Tradise  que ha desarrollado la primera solución de digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria.

Roberto Quiroga
Director de Proyectos de Kernel Doc