Jeroni Marsal, Qualified Person de Fresenius Kabi España, destaca en esta entrevista que Kernel Doc fue la opción que mejor relación calidad/precio les ofreció a la hora de emprender el proceso de digitalización de su documentación.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?

El volumen de documentación en papel en el archivo del Departamento de Registros no nos permitía mantener la documentación en nuestras oficinas. Por otra parte, externalizar exclusivamente el archivo nos podía crear problemas de consulta, sobre todo en caso de consultas urgentes. Finalmente, existe un tema de seguridad en la conservación de esta documentación. Por todo ello, decidimos iniciar el proceso de digitalización de toda la documentación histórica del Departamento. Con ello prácticamente hemos eliminado nuestro espacio de archivo en las oficinas, en muchos casos hemos mejorado la calidad y rapidez de las consultas y hemos incrementado la seguridad de nuestra documentación.

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?

Pedimos diversas ofertas y la propuesta de Kernel Doc nos ofrecía la mejor relación calidad/precio.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?

Básicamente, calidad de las imágenes digitalizadas (tanto en la lectura del documento como en su iimpresión) y facilidad y rapidez de la busqueda de documentos dentro de un dossier de producto.

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?

Hubo una primera fase de agrupamiento de la documentación por productos y antiguedad para después remitirlos de forma fraccionada a Kernel Doc para su digitalización. Al finalizar y recibir cada digitalización fraccionada se realizaba un muestreo y control estadistico de los documentos digitalizados para chequear que la calidad del trabajo era la previamente concertada.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?

Desde el primer momento nos adaptamos al nuevo sistema sin ninguna dificultad.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?

La mejora más visible y vendible es la reducción de un gran espació de archivo a un armario de seguridad de pequeñas dimensiones. La información se ha centralizado y todo aquel que necesita consultarla puede acceder a ella, con los filtros de seguridad necasarios para ello.

¿Han experimentado otros beneficios?

Tal como ya hemos citado anteriormente, otro importante benefició es el de garantia de seguridad de la documentación digiitalizada, al guardarse copias de seguridad en distintos sitios de la compañía.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?

La verdad es que no dispongo de esta información concreta. Creo que por el tiempo transcurrido, aun estamos en proceso de recuperación pero no dispongo de datos concretos sobre ello.

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?

Desde nuestro punto de vista la experiencia ha sido positiva y satisfactoria. Hemos recomendado con total confianza la contratación de los servicios de Kernel Doc a otros Departamentos de la Compañía y estamos totalmente seguros de que alcanzarán el mismo grado de satisfacción que nosotros.