Ante el progresivo aumento de los documentos en formato digital y su cada vez mayor presencia en el ámbito profesional y personal, es conveniente tener presente que para que un documento electrónico sea igual de válido que otro en formato papel ante, por ejemplo, una instancia jurídica, es imprescindible que esté firmado electrónicamente.

La firma electrónica

Según se recoge en el texto de la Ley 59/2003, la firma electrónica es "el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante". Así pues, la firma electrónica viene a cumplir con el mismo objetivo que su versión manuscrita, que no es otro que el de dar autenticidad o expresar que aprobamos el contenido de un documento.

Pero no todas las firmas electrónicas son válidas para equiparar el valor de un documento digital con su homólogo en papel. Es necesario que la firma con la que queremos dotar de autenticidad, o mostrar nuestra conformidad, con un documento tenga la categoria de "reconocida".

Al respecto, la firma electrónica reconocida es un tipo de firma electrónica avanzada que permite "identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados". Asimismo, "está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere" y "ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control". Pero además, la firma electrónica reconocida está "basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma".

Vemos, por tanto, que para poder firmar electrónicamente de forma reconocida debemos poseer, por un lado, de un certificado digital que sea reconocido y que, por otro lado, tenemos que crear nuestra firma a través de un dispositivo seguro. Un certificado digital, tal y como se detalla en la Ley 59/2003, es "un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad". Así, encontramos que una tercera parte, el emisor del certificado o prestador de servicios de certificación, se responsabiliza de asegurar que el poseedor del certificado que genera la firma es quien dice ser. Esta comprobación suele realizarse en el momento de emitir el certificado, procedimiento que suele ser presencial y que requiere que el interesado se identifique. Además, los certificados para personas jurídicas únicamente pueden ser solicitados por "sus administradores, representantes legales y voluntarios con poder bastante a estos efectos". Para dotar de mayores garantías al proceso, los prestadores de servicios de certificación han de estar registrados en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.

Podemos comprobar, por tanto, que el legislador ha buscado dotar de la máxima seguridad al conjunto del proceso de emisión de firmas electrónicas reconocidas, a fin de proporcionar las mayores garantías y seguridad a los usuarios.

Todavía pocas empresas han dado el paso

Pero a pesar de estas medidas, el primer informe sobre Documentación Digital en España, elaborado por la Asociación Española de Documentación Digital en 2006, ponía de manifiesto que un 31% de los consultados, entre los que había entidades privadas y públicas, tenía implementado un sistema de certificación electrónica, y un 28% lo estaba planificando, con lo que la mitad de los encuestados, hace tres años, ni tan siquiera se había planteado la posibilidad de dar el salto al formato digital.

En un escenario como el actual, una buena gestión de la documentación y una reducción de los costes asociados a la misma pueden suponer una vía interesante para muchas empresas para mitigar los efectos de la crisis. En este contexto, la digitalización de documentos puede convertirse en una inversión con resultados positivos a muy corto plazo.