Carlos Ordóñez, Director de Organización y Tecnología de la Información de Inter Partner Assistance, comenta en esta entrevista que gracias a la tecnología de Kernel Doc han podido acortar de manera significativa los plazos de tratamiento global de facturas de sus clientes.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?

Inter Partner Assistance es una empresa que presta sus servicios para Banca y Aseguradoras, con un volumen de 1.000.000 de facturas anuales. Para la gestión de este volumen de facturas era necesario tener la ayuda de una consultora externa que nos aportara valor en la gestión de esta documentación y nos permitiera poder mejorar nuestro proceso de tratamiento de dicha información.

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?

Kernel Doc es una de las referencias del mercado en el tratamiento de documentación que trabaja con otros clientes importantes del sector. Este hecho nos dio confianza para lanzar un proyecto piloto. Con el tiempo Kernel Doc se ha ido ganando nuestra confianza a base de realizar su trabajo con unos niveles de calidad buenos.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?

Nuestro objetivo era reducir el tiempo de ciclo del pago de una factura y posterior digitalización de la misma.

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?

Este proyecto fue parte de un proyecto de mejora de procesos 6 sigma de la compañía. El proyecto englobaba la mejora del proceso total de registro, autorización y pago de facturas. Para ello no sólo integramos el proceso de Kernel Doc en nuestra parte inicial del proceso de pago sino que lo acompañamos por un cambio organizativo interno y la creación de una plataforma web para la gestión de facturas por parte de nuestros proveedores.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?

La verdad es que la empresa se adaptó muy rápidamente gracias en gran parte al excelente trabajo que realizó Kernel Doc en la integración de sistemas y controles. De esta forma, nuestra empresa se pudo centrar al 100% en la modificación de la organización sin tener que preocuparnos por la integración tecnólogica.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?

Básicamente gracias al proyecto 6 sigma, y en gran parte a la mejora en el proceso de registro de facturas y escaneo, la empresa ha pasado de tratar una factura en 20 días a poder hacer el tratamiento global en solo 2 días.

¿Han experimentado otros beneficios?

A nivel de manipulación posterior de la informacion y envío a nuestros clientes y proveedores, debido a que la información está digitalizada y gestionada por nuestros sistemas, hemos mejorado el envío a nuestras compañías clientes de estas facturas de forma electrónica, ahorrando en tiempo y en gastos de envío.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?

La verdad es que la inversión inicial fue muy baja y con la mejora en productividad que ganamos pudimos recuperar la inversión dentro del mismo año.

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?

La definiría com una experiencia "sana, que te permite ver tus procesos desde otro punto de vista y con un aire nuevo". La verdad es una experiencia que recomiendo habitualmente a mis clientes y proveedores.