José Francisco Jiménez, del área de Supply Chain Development de Nestlé PetCare España, nueva razón social de Friskies España, comenta en esta pequeña entrevista para Kernel Doc cómo su compañía, especializada en alimentación y cuidados para animales domésticos, ha logrado mejorar la satisfacción de sus clientes gracias a la reducción del tiempo de respuesta de las consultas, uno de los beneficios que la digitalización de la documentación les ha propiciado.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?

Principalmente, facilidad de acceso a la informacion desde cualquier ambito de la compañia, fiabilidad de la informacion y, a la vez, reducir el espacio dedicado a archivo. En este sentido, el hecho de acceder a informes complementarios nos permite obtener KPI de velocidad en envío de la documentación desde los diferentes orígenes de la misma y, sobre todo, poder validar que todo llega a poder de nuestra compañía.

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?

Por su flexibilidad, accesibilidad, calidad y precio. Eso se ha demostrado tanto en el proyecto inicial, como con las modificaciones para optimizar los casos que, no siendo genéricos, una vez arrancado el proyecto también hemos decidido poner en manos de Kernel Doc.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?

• Sobre todo seguridad. Uno de los miedos que tienen otras empresas que trabajan con compañías de digitalización son las dudas sobre documentos que se extravían o nunca llegan a digitalizarse.
• Velocidad. Una vez puesta la documentación en manos de Kernel Doc, no podíamos esperar demasiados días a que estuviera accesible.
• Calidad. Las imágenes debían ser perfectas en relación a la calidad de los documentos aportados, que en un 95 % de los casos fueron los originales.
• Atención personalizada. Tanto a nivel de dirección de Kernel Doc como de usuarios, la vamos teniendo. Si en algun momento nos tenemos que quejar, ya nos quejaremos, pero nos satifasce no tener que hacerlo.

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?

Fue fácil. Iniciamos el proyecto coincidiendo con un inicio de año, informamos a todos los implicados, nos coordinamos con los diferentes departamentos y asignamos la tarea interna.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?

Realmente ha costado muy poco ver a todo el personal usuario contento con la nueva medida. Hay que tener en cuenta que para que el proyecto salga adelante deben funcionar bien las dos partes. Kernel Doc no puede funcionar bien si nostros no funcionamos bien. Y las personas responsables de coordinar a Kernel Doc con los orígenes de la información están haciendo un trabajo de calidad que permite a todos efectuar el trabajo con toda la excelencia requerida.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?

El más sencillo de ver es la reducción de tiempo que requiere un administrativo para responder a la queja de un cliente. Con ello, consecuentemente, incrementamos la satisfacción de nuestros clientes.

En el tiempo que llevamos funcionando parece que hayamos pasado de la era prehistórica a la de la tecnología. Estamos intentando que esta información sea visible a cualquier parte de la compañía, y en esa mejora estamos. Hay que tener en cuenta que en formato papel se debía enviar la documentación con una digitalización intermedia, cuando no fax. Ahora podemos intentar evitar intermediaciones.

¿Han experimentado otros beneficios?

Tranquilidad. Uno de los puntos del blue print de nuestra compañia es la confianza. El tener confianza en que harán el trabajo que tienen que hacer, da tranquilidad.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?

¿Inversión? Tal vez el tiempo que le dedicamos lo podemos considerar una inversión. En poco tiempo la hemos recuperado.

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?

Siendo realistas, muy satisfactoria. Pero como soy siempre muy prudente, me gusta que esta pregunta me la vayan haciendo cada año. Para regalarnos los oídos, de momento contento de la eleccion.