Facturas, albaranes, nóminas, correspondencia, expedientes, formulas magistrales, encuestas, recortes de prensa, etc., son algunos de los documentos que las organizaciones almacenan en carpetas y armarios, ocupando un espacio muy valioso y dificultando la consulta fácil y rápida, o incluso, siendo accesible a personas no autorizadas.

La destrucción de esta información es inviable por diversos motivos, que podemos clasificar como:

• Legales: Ley de protección de datos de carácter Personal (LOPD), por ejemplo
• Fiscales: documentos con obligación de conservación x años
• Certificaciones: Normas ISO, QS, etc.
• Propios de la empresa: Gestión, Atención del cliente, etc.

La solución a estos inconvenientes es la transformación de dicha documentación en soporte papel a formatos electrónicos, lo que habitualmente llamamos Digitalización.

Los beneficios de la Digitalización están relacionados con los tres efectos primarios de la Transformación electrónica.

Por nuestra experiencia, lo que más valoran las empresas es la:

• Normalización del sistema de archivo
• Disponibilidad de la información
• Rapidez en la localización de los documentos
• Acceso y seguridad en la confidencialidad de la información
• Mejora del coste de la gestión de la documentación

Hay aspectos que resultan fundamentales a la hora de acometer un proceso de digitalización:

• Los procedimientos internos que GENERAN/RECIBEN dicha documentación. ¿Qué cantidad de información? ¿Cuándo? ¿Quién interviene o debe intervenir?
• La documentación propiamente dicha. ¿Cuántos documentos deben transformarse? ¿Cómo y donde están almacenados (carpetas, sobres)? ¿Cómo son (tamaño, B/N, color, imagen o texto)? ¿En qué estado se encuentran (grapados, plegados, cosidos)?
• Las personas que CONSUMEN dicha documentación y cuáles son sus necesidades. ¿Cuántas y qué personas intervienen o deben intervenir? ¿Cuántas veces consultan dicha documentación? ¿Cómo realizan las búsquedas o consultas? ¿Es necesario indexar la información o sólo conservar una imagen? Se ha de tener en cuenta que el proceso de digitalización sólo produce una imagen del documento y que deberemos realizar un proceso de OCR (reconocimiento de texto) y su posterior indexación por palabras claves en aquellos casos que la búsqueda se deba realizar por el contenido del documento o su incorporación en procesos administrativos (asientos contables, CRM’s, etc..)
• Las normativas legales, fiscales, procesales, de seguridad que están implícitas en todo proceso de Transformación de la documentación. ¿Qué documentación debe conservarse? ¿Cuánto tiempo? ¿Qué nivel de seguridad se requiere en cada documento? No podemos olvidar, que el acceso indebido a ciertos archivos podría generar múltiples conflictos internos o importantes infracciones de la Ley LOPD.
• Y por último, y como en todo proyecto empresarial, las medidas del éxito. Cuando planteemos un proyecto de Transformación de Documentación hemos de definir las métricas que utilizaremos para determinar el nivel de éxito de la Transformación. Ya sean parámetros cuantitativos (p.ej.: ahorro de tiempo, recursos o dinero) o cualitativos (mejora de la satisfacción de nuestros clientes, fidelización de empleados, etc.).

Kernel Doc, cuenta con más de 7 años de experiencia en proyectos de Digitalización, servicios que conforman una solución integral que comprende desde la consultoría previa, la recepción de la documentación, su preparación, digitalización, indexación y finalmente integración en el sistema del usuario, contribuyendo así a aumentar la eficiencia y la productividad de organizaciones de diversos sectores (aseguradoras, editoriales, banca, farmacia, administración pública, etc.).