Las ventajas se analizan desde 4 ópticas diferentes para ver su equilibrio global:

• Óptica de negocio: Es decir, los beneficios directos a su negocio que aporta la solución G.E.D.
  
• Óptica económica: El factor económico de la solución: ahorro de costes y rentabilidad de la inversión.
  
• Óptica del usuario: Desde este punto de vista se analizan las ventajas y el impacto tecnológico de la solución para el usuario.
  
• Óptica técnica: Factores técnicos que hacen también muy coherente y ventajosa la solución presentada.

Óptica de negocio

Los beneficios más importantes de la solución G.E.D. son el impacto que causa en el negocio. G.E.D. es un vehículo para que la información circule apropiadamente desde sus sistemas informáticos hasta los usuarios en formato digital y a través del transporte más eficaz en cada caso: Red local o Intranet.

Mejores decisiones

Los documentos de papel se sustituyen por archivos digitales y se enriquecen con todas las posibilidades que las distintas herramientas informáticas proveen:

• Selección inmediata
• Clasificación por parámetros seleccionados
• Envío por correo electrónico
• Incorporación a documentos informáticos (Word, Excel, Bases de datos, etc)

Estas acciones permiten analizar mejor los datos para una toma de decisiones más efectiva y certera.

Los directivos y mandos pueden centrarse en sus tareas productivas sabiendo que el sistema informático les suministrará toda la información que necesiten en el instante y de la forma que deseen.

Óptica económica

Bajo este capítulo analizamos la bonanza de la inversión económica en adquirir la solución G.E.D. o en la de utilizar los Servicios de Transformación de la Documentación

Inversión
Bajo coste global. La solución consta de dos apartados:

• El producto G.E.D. de coste fijo fácilmente amortizable en menos de un año y
• El trabajo derivado de la creación de los archivos digitales puede verse como un coste variable
• En la solución de consulta por navegador Internet no hay coste por licencia. Cuantos más usuarios reciban informes más rentables será la solución. No hay que pagar nada por usuario.

Retorno
Ahorro

• Tiempo de manipulado: Ahorro del tiempo que los usuarios pasan accediendo a los archivos convencionales y en la búsqueda del documento en cuestión; luego ese documento debe ser devuelto a su lugar original. Con esta solución la búsqueda es inmediata desde el puesto de trabajo, y no se pierde tiempo rearchivando el documento seleccionado.
• Tiempos de distribución. La distribución en G.E.D. puede hacerse de forma automática y se realiza a través de correo electrónico, red local o Intranet.
• Ahorro del tiempo en creación de informes. Con los documentos electrónicos un informe se confecciona con más seguridad y en menos tiempo.
• Ahorro del espacio ocupado por los archivos convencionales, se pueden enviar a otras dependencias de menos coste.

R.O.I.
El retorno de la inversión puede ser en un corto plazo de tiempo, tal y como demuestra el siguiente cálculo a modo de ejemplo:

Supongamos 4 usuarios potenciales que efectúan la siguiente consulta sobre un archivo convencional y veamos su diferencia con la consulta electrónica:

• Búsqueda y consulta de documento convencional
  • Tiempo por documento: 10’
  • 50 consultas diarias: 8h 20’
  • 4 usuarios: 33h 20’
    
• Búsqueda y consulta de documento electrónico
  • Tiempo por documento: 1’
  • 50 consultas diarias: 50’
  • 4 usuarios: 3h 20’
    
• Resultado:
  • De 4 personas con dedicación completa pasamos a media jornada de una persona
    
•  Ahorro:
  • Si calculamos a 24.000 euros (4 mill. de ptas) el coste anual de salarios de cada persona tenemos un ahorro anual de:
    • 24.000 euros x 3.5 salarios: 84.000 euros (14 mill. ptas)

            Entonces el retorno de la inversión de toda la solución se produce en menos de 1 año.

Óptica del usuario

Analizamos cómo verá el usuario la implantación de esta solución y cómo le afectará.

Impacto del nuevo sistema

•  El usuario tiene familiaridad con su puesto informático, luego no hay un "nuevo sistema" que implantar ya que todo el archivo documental reside en un sistema  que conoce. No es necesaria formación (o es muy mínima).
• Ninguna instalación en su PC. No hay que molestar al usuario para instalar algo puesto que todo se instala en un único PC en Informática.

Más potencia de búsqueda y flexibilidad consulta

• El usuario tiene más potencia de búsqueda con una herramienta flexible

Sensación de automatización y modernidad

• La sensación producida es de "tenemos un Sistema de Consulta moderno al servicio del usuario 

En resumen: Más satisfacción para el usuario con un impacto cero.

Óptica técnica

Coherencia técnica

• La tecnología usada es estándar. Todos los documentos a consultar residen en soluciones técnicas habituales, ya utilizadas por el usuario y sin ninguna excepción a la hora de operar. Desde el sistema operativo donde corre, las bases de datos utilizadas, las imágenes consultadas, y todas las herramientas complementarias ya figuran en el espectro de conocimiento de los encargados de la consulta.

Otras Ventajas de G.E.D.

Seguridad

• Las herramientas de seguridad de los sistemas informáticos permiten incorporar los documentos de nuestras bases de datos en las copias de los mismos; de esta forma los documentos originales tienen una copia en los sistemas de acceso diario y ora en las copias generales.

Conclusiones

Estas son las ventajas bajo cada óptica. Si consideramos su suma, podemos ver que adoptar la solución G.E.D. comporta incrementar el potencial global de la Gestión de la Información y aumentar la capacidad de gestión de la empresa, características cada vez más necesarias para seguir siendo competitivos y líderes en su mercado.