Nos cuesta mucho a los mortales aceptar nuevas tendencias, sobre todo cuando se habla de un elemento, la factura, que se lleva utilizando en soporte papel, casi diríamos por siglos.

Lo complicado de dar la espalda a esta realidad, es que el mundo sigue andando y si no nos enfrentamos al tema, el mismo terminará por llevarnos por delante La Administración Pública es locomotora de esta tendencia y todas las empresas que mantienen relaciones comerciales con ella, tendrán su uso obligado. Bien es cierto que lo publicado sobre este tema, ha sido confuso y reducido y las empresas prefieren continuar con su rutina actual.

La pregunta que salta a la palestra es ¿Qué es la factura electrónica?

Podemos decir que no es más que una representación virtual del documento, generado y conservado de forma electrónica, que se transmite por medio de un sistema de comunicaciones, como Internet, garantizando siempre su integridad y autenticidad. De hecho y ya reconocido por ley, reemplaza al documento físico con idéntico valor legal.

Hay que tener no obstante, cuidado de confundir una factura electrónica con una factura enviada en un formato PDF. Para ser considerada válida, es decir Factura Electrónica, debe, no solamente tener un formato electrónico, sino también estar firmada digitalmente, así es como se garantiza su autenticidad, su integridad, y su valor tanto legal como fiscal.

La firma digital debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, y la entidad emisora de la firma debe estar autorizada para firmar el documento. La estructura de los datos de la factura, así como su accesibilidad e inviolabilidad, también deben cumplir unas normas preestablecidas.

Además, si una empresa incorpora este tipo de soporte en su gestión de facturas, puede completar su gestión virtual transformando las facturas formato papel mediante la digitalización certificada. De esta forma, las imágenes digitalizadas adquieren el mismo valor que las de papel, y éstas se pueden destruir. Esta dualidad permite a la empresa trabajar con las facturas electrónicas (que recibirá de algunos de sus proveedores), y con las recibidas en papel; al final de los procesos todas serán facturas virtuales válidas.

La digitalización certificada requiere de unos procesos y homologaciones autorizadas por la Agencia Tributaria.

Para terminar podemos decir que existen muchas ventajas con la factura electrónica, como la disminución de errores por intervención humana, facilidad de acceso al documento, y ahorro de almacenamiento y de tiempo.

Evidentemente, todo este proceso es más rentable y seguro subcontratarlo a empresas de servicios, especializadas en estos temas, ya sea factura electrónica o digitalización certificada.

Barcelona, 27 de Julio de 2009

Jorge Calatayud
Director Comercial de Kernel Doc, s.l