José Luis Hernanz, Director del área de Planificación y Control Financiero de Mutua Balear, destaca en esta entrevista a Kernel Doc que, gracias al proyecto de digitalización y gestión de la documentación llevado a cabo por Kernel Doc, su organización dispone ahora de un "acceso inmediato a la documentación", entre otros beneficios.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?

Son varios los motivos por los cuales la entidad se plantea establecer una gestión más eficaz de la documentación:

• La entidad está en constante crecimiento y el volumen de documentación a tratar es considerable
• Anualmente estamos sometidos a procesos continuos de auditoría y de solicitud de documentación e información, lo que nos obliga a disponer de herramientas de gestión documental ágil y flexible
• Asimismo, la propia actividad a la que se dedica la entidad ya conlleva la necesidad de establecer consultas continuas de documentación. Se exige por tanto procesos de consulta de forma rápida y sencilla. Todo ello comporta la necesaria dedicación de parte de los recursos humanos de la entidad para llevar a cabo estas funciones con la consiguiente pérdida de eficiencia y productividad
• El espacio físico para el archivo empieza a ser un problema
• Necesidad de dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos
• Existe la necesidad también de establecer controles más exhaustivos de las facturas de proveedores para detectar incidencias ya sean propias del documento como del registro contable del usuario

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?

Conocimos la empresa a través de la experiencia de otro cliente perteneciente al mismo sector de actividad y que ya tenía implantada la gestión de la documentación.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?

Los principales requerimientos a los cuáles el proyecto debía dar respuesta son:

• Los ficheros digitalizados deben estar a disposición de la empresa en 3 o 4 días desde el momento del envío de la documentación original para que los plazos de pago no sufran demora
• Detección de las incidencias de los documentos según los requerimientos previamente establecidos
• Formato de exportación de las imágenes capturadas en PDF

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?

Se requirió la modificación de nuestra aplicación de gestión interna, donde incorporamos un menú de gestión de documentos digitalizados que nos permitiera en todo momento conocer el estado en que se encuentra el documento y poder gestionar las incidencias enviadas por Kernel.
Una vez puesta en marcha esta aplicación, se informó a todos los usuarios e iniciamos todo el proceso de envío de documentación para digitalizar. No fue necesaria una formación específica.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?

La organización se adaptó fácilmente al cambio en la forma de gestión de la documentación, si bien en los primeros envíos tuvieron que pulirse determinadas incidencias relacionadas con la captura de la documentación y con el registro de datos por parte de los usuarios para su validación.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?

Actualmente existe la posibilidad de tener un acceso inmediato a la documentación. Además, otras de las mejoras que hemos experimentado consisten en:

• Las búsquedas de información son rápidas y sencillas
• Reducción de espacio físico
• Mayor productividad
• Reducción de incidencias en el registro contable, ya que previamente a la contabilización, se verifica que todos los datos de la factura cuadren exactamente con los datos introducidos en nuestros sistemas

¿Han experimentado otros beneficios?

Se ha experimentado un ahorro de costes en recursos humanos y en la impresión de documentación que ahora ya no resulta necesaria.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?

La recuperación de la inversión se produce en menos de un año

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?

Hasta el momento muy positiva, ya que la empresa ha incrementado el potencial de gestión de la información y se ha mejorado ostensiblemente la gestión de la organización. Existe un feedback continuo entre Kernel y la Entidad y las incidencias que surgen se solucionan con rapidez.