Tenemos varios frentes, pero aquí nos dedicaremos al tema documental, algo que nos compete por estar como empresa de servicios, inmersos en esta problemática.

Tenemos que abordar el problema con una estrategia clara: Actualmente, la documentación que se gestiona en una empresa está representada al menos en un 35% por papel... puro y duro.

Nuestro mundo empresarial actual nos obliga a plasmar en papel muchos de los compromisos que adquirimos con nuestros clientes, proveedores, empleados y administración pública. Un albarán, una factura, un contrato, un dossier técnico... todo se plasma en papel, si bien es cierto que la electrónica brinda alternativas, éstas no serán de momento mayoritarias hasta tanto el coste y la facilidad sean comparables a la firma ipso facto sobre un documento.

Dicho esto, nos tenemos que plantear ¿qué tiene un documento papel? Firmas… y datos. Una buena gestión en el tratamiento del documento papel no solo nos ayuda en la gestión propia del elemento material papel (rapidez, seguridad, espacio, disponibilidad remota, etc), sino que nos puede catapultar a la disponibilidad automática de los datos ¿Cómo? Un tratamiento digital del papel permite la captura de todos los datos que necesitemos para procesos posteriores de forma tal que evitamos la captura manual a cargo de nuestro personal y permitimos que éste se dedique a tareas especificas de su puesto, dejando aquello a empresas especialistas en digitalizado y captura de datos.

Pero no termina aquí esto; si por nuestras “manos” de empresa de digitalización de documentos pasan todos y cada uno de eso documentos, podemos capturar todos los datos y realizar todas las comprobaciones que necesita nuestro cliente: Fechas, NIFs, sumas, IVA, presencia o no de datos, presencia o no de ciertos tipos de documentos exigibles, etc. etc. En definitiva, un valor añadido importante para la empresa, en épocas de crisis. Ya ni comento la posibilidad que nuestros procesos informaticos colaboren con los de nuestros clientes.

Fundamental: No hablamos de “más gastos” , hablamos de “ahorro, reducción de gastos” ; la idea es demostrar con un estudio que se obtiene un ROI importante y rápido.

Jorge Calatayud
Director Comercial de Kernel Doc, s.l