Las consultas, copias de seguridad, disponibilidad de informacion, todo, deberemos acostumbrarnos a tratarlo sobre un monitor informático. El Estado es una locomotora en este sentido y está forzando la actuación de todo el mundo en esta dirección.
Por ende, este paso adelante se apoya en, no sólo la generación electrónica de documentos, sino en la digitalización de documentos del papel ya existente, mucho del cual es de momento imposible eliminar:
- Porque es un histórico,
- Porque la ley exige el documento papel,
- Porque no todos tienen la posibilidad de generarlo electrónicamente, de forma legalmente reconocida.
Es ineludible el camino por el que transitarán los procedimientos empresariales o personales, y por lo tanto es imprescindible que ese documento papel, del que no podemos desprendemos, se sume al procedimiento de tramitación electrónica, de modo que aprovechemos su versatilidad y seguridad, y lo acomodemos al procedimiento y lo integremos a él, y que esto no sea un obstáculo sino un elemento más, una parte ineludible de ese expediente electrónico.
Asumida esta realidad no queda otro camino que iniciar la transformación del documento papel a documento electrónico con las debidas garantías legales que confirmen que esa imagen virtual es copia fiel e íntegra de aquel, o sea que durante la digitalización no se ha perdido, ni “ganado” información relevante.
Ya tenemos algunas garantías, como el caso de las Facturas de Proveedores, regulado por la AEAT, procedimiento que ha sido denominado digitalización certificada.
El paso siguiente es potenciar la digitalización de documentos sensibles, con blindajes electrónicos, como firmas digitales, que si bien de momento no son reconocidos por la Administración como elementos de reemplazo de los originales, sí que dan una pauta de seguridad y rigor a la hora de digitalizar y (potencialmente) destruir los documentos.
Queda sin embargo un amplio abanico de documentos que, destruidos o no, pueden/deben ser digitalizados, aunque más no sea que por los ahorros de gestión, espacio, seguridad y rapidez en su tratamiento.
Jorge Calatayud
Director Comercial de Kernel Doc
