¿Externalizar o realizar el trabajo en nuestra casa con nuestros propios recursos? Siendo éstos últimos existentes o no, es decir, pudiendo darse el caso de que tengamos que contratarlos exclusivamente para este cometido.

Ya sea, instalar una red local, pintar, limpiar, mantener un sistema informático, o digitalizar documentos, que es el caso que nos interesa, podemos decidir por un camino u otro.

En Kernel Doc, a menudo en nuestra actividad cotidiana, nos enfrentamos con esta pregunta del usuario: “¿Qué me conviene más externalizar o hacérmelo en casa? Arguméntamelo"... Evidentemente a veces no sólo tenemos que ver las ventajas/desventajas operativas, sino que se dan situaciones especiales que nos hacen decantar por una u otra alternativa  (No hay lugar, lo prohíbe nuestra central, sobra personal por una fusión, etc. etc.). Sin  pretender dar una explicación ex - cátedra, a continuación damos nuestra opinión.

Digitalización de documentos:

Procesos de poco volumen

En este caso, normalmente es mejor realizar el trabajo internamente. Enviar, por ejemplo, 50 papeles por día a una empresa de servicios supone pagar más por  lo accesorio (envíos, costes mínimos exigidos por la empresa de servicios, gestión diaria, etc.) que por el servicio en sí. Normalmente las empresas de servicio exigen un mínimo para poner en marcha su sistema de producción, ya que, como en el caso de imprimir tarjetas de presentación, no se hace un start-up por poco volumen, ya que su coste se justifica por el volumen a procesar; por ende, de ser poco se acostumbra a exigir un mínimo.

Si realizamos el trabajo en casa, evitamos todo el trasiego de enviar, recoger, que no se justifica por poco volumen.

Procesos de alto volumen

En este caso si es posible plantearse una alternativa externa. Veamos las ventajas, que a nuestro parecer, otorgan una solución externa, o una interna.

Ventajas de externalizar el servicio:

Óptica económica:

• Ahorro. El servicio es realizado por expertos que aseguran:
  • No hay inversiones, son costes.
  • No hay costes de mantenimientos ni actualizaciones de hardware y software
  • No se imputan recursos económicos para un fondo documental que luego no se repetirá: si lo recursos humanos y económicos a aplicar se dimensionan para el fondo histórico, por ejemplo, luego serán ociosos e infrautilizados, ya que el volumen importante se produce una sola vez, la primera.
  • Los Costes a  asumir son conocidos, se pueden gestionar.
  • Costes ajustados: expertos con productividad y herramientas apropiadas.
  • Optimización de trabajos: cada operador es experto en sus tarea.
  • Hay supervisores controlando tiempos y eficacia.
  • Los tiempos muertos, se aprovechan para otros trabajos.
  • No existe curva de aprendizaje.
  • No se requieren recursos de:
    • Espacio
    • Mesas
    • PC’s
    • Redes locales
    • Software
    • Copias, etc etc

Óptica del usuario: Seguridad y ventaja competitiva:

• No hay formación interna
• No existen riesgos de ausencias de los RRHH aplicados al proyectos:
  • Vacaciones
  • Enfermedad
  • Renuncias
  • Puentes
  • Permisos
  • Descansos
• No se distrae personal directivo en trabajos no competitivos
  • ¿Sabrán los directivos de una empresa de temas legales, dirigir, orientar y tomar decisiones técnicas importantes?
  • ¿Mantendrán esos directivos el foco en sus tareas específicas?
  • Disponen de tiempo para estas gestiones?
• Los Plazos de entrega propuestos por una empresa externa son acotados,se debe terminar el trabajo: termino > facturo.
• No hay averías, una empresa especializada tiene equipos de reemplazo para trabajar aunque haya caídas.
• Al realizar el trabajo, se producen infinitas incidencias:
  • ¿Cómo se procede a escanear?
    • ¿Se desgrapa y se escanea por documento?
    • ¿O por expediente?
    • ¿Se vuelve a grapar?
    • ¿Qué se hace con los post-its?
    • ¿Revistas, folletos, fotos, etc??
    • El documento está roto, sucio ¿qué hacemos con él?
    • ¿Se archiva todo junto?
    • ¿Dónde guardo las cajas escaneadas?¿Cómo?
  • ¿Quién decide cómo se archiva el documento escaneado? ¿Va en cajas selladas o se pretende seguir incluyendo papel nuevo?
  • ¿Hacemos inventario?
  • ¿Cómo se maneja la situación cuando hay expedientes escaneados y se reciben nuevos documentos?
  • ¿Cómo se mantiene la identidad y la localización física de un documento si una vez consultada la imagen virtual se desea llegar al documento original?
  • ¿Vuelve el documento extraído a la caja?
  • ¿Cómo se etiquetan las cajas?
  • ¿Cómo se lotean las acciones para mantener un baremo mínimo de productividad?
    • Abrir cajas
    • Coger expedientes
    • Desgrapar
    • Decidir sobre documentos ajenos al documento en sí
  • Controles de calidad
    • Muestreos de imágenes escaneadas
    • Están enteras o cortadas
    • Claras / oscuras
    • ¿Se leen?
    • Eliminación de imágenes en blanco
  • ¿Copias de seguridad de lo escaneado?

Ventajas de realizar los trabajos internamente

En procesos de volúmenes importantes, no hay ventajas en realizar el trabajo internamente; si, se puede argumentar que:

• Los documentos son alto valor confidencial, no se pueden enviar al exterior.
• El fondo documental a tratar es muy complejo y necesita imperiosamente un expurgo de los documentos a digitalizar; esa tarea solo puede ser realizada por personal especializado, no se puede formar a personas de una empresa de servicio, cuando estamos hablando, por ejemplo, de fondos médicos.
• Existe un conjunto de personas sin actividad (por caída de negocio, fusión, compra de empresas , etc) y políticamente no podemos prescindir de ellas.
• El problema de la digitalización va a ser parte descollante de nuestra actividad y formará parte de nuestra gestión prioritaria, no podemos ceder su control a una empresa externa.

Nuestra propia experiencia

En nuestra empresa externalizamos los servicios de:

• Asesoría fiscal y contable
• RRHH
• Legales
• Servicios de prevención
• Informáticos (redes, copias de seguridad, cortafuegos, etc) aun disponiendo en nuestra plantilla de personal informáticos, pero que están dedicados al negocio.
• Nuestro objetivo es atender al mercado por temas de digitalización, no distraemos recursos en logística interna.
• Por eso concluimos que, normalmente, es ventajoso externalizar.