Patricio Corrales, responsable del Área de Pedidos y Facturación de Lactalis Nestlé, explica  que gracias a los servicios de gestión documental ofrecidos por Kernel Doc ahora son más rápidos a la hora de gestionar posibles incidencias relacionadas con la búsqueda de albaranes, lo que se traduce, entre otras ventajas, en una mayor rapidez en el cobro de facturas.

¿Qué necesidades tenía su organización en el ámbito de la gestión de la documentación?
Tenemos una necesidad continua de consulta de albaranes y empezábamos a tener un gran problema de espacio para almacenar la gran cantidad de albaranes que recibimos por parte de nuestros distribuidores y que tenemos que tener guardados por un espacio de 5 años.

¿Por qué decidieron confiar en Kernel Doc?
Mi compañero José Francisco Jiménez, de Nestlé PetCare España, me comentó que trabajaba con Kernel Doc y conocía mis necesidades. Una vez me puse en contacto con Kernel Doc puede comprobar que su oferta cubría mis necesidades y optamos por empezar a trabajar con ellos.

¿Qué requerimientos tenía que cumplir el proyecto?
Rapidez y sencillez en la consulta de albaranes, fácil navegación en su página web para efectuar las consultas y custodia fiable de los documentos.

¿Cómo se realizó esta transformación en la gestión de la documentación? ¿Cuáles fueron las principales fases?
Lactalis Nestlé dispone de 60 distribuidores por toda España. Después de analizar con el Sr. Roberto Quiroga, de Kernel Doc, todas nuestras necesidades, pusimos en práctica el envío de albaranes a digitalizar el 1/10/2009 con 4 distribuidores. El 1/1/2010 se incorporan 2 distribuidores más, el 1/3/2010 se incorpora 1 distribuidor más, el 1/4/2010 se incorporan 5 distribuidores más y así sucesivamente hasta que todos los albaranes de todos los distribuidores se estén digitalizando.

¿Su organización se adaptó rápidamente a esta nueva forma de gestionar los documentos?
Ningún problema por parte de nuestro personal a la hora de consultar/imprimir albaranes que nos pueden solicitar nuestros clientes, a través de la página web.

¿Podría explicarnos algunos ejemplos de las mejoras que los servicios de Kernel Doc ha proporcionado a su organización a nivel funcional?
Mayor rapidez a la hora de gestionar cualquier incidencia con los clientes por tema de búsqueda de albaranes, lo que conlleva una mayor rapidez en la resolución de las reclamaciones y en consecuencia en el cobro de facturas.

También nos evitamos desplazamientos del personal, ya que estamos en una planta 2 y el almacén donde teníamos archivados los albaranes se encuentra en la planta sótano.

¿Han experimentado otros beneficios?
Al tener el almacén de archivo casi lleno en su totalidad, nos hemos evitado el tener que buscar un almacén adicional para esta finalidad.

También un mayor control en el tema de albaranes enviados a digitalizar versus albaranes que los distribuidores nos transmiten, así como incidencias en dichos albaranes,  mediante los ficheros de seguimiento que nos envía Kernel Doc periódicamente, los cuales son de gran utilidad para el control de los documentos.

¿Cuánto tardaron en recuperar la inversión?
Todavía es pronto para responder a esta pregunta, puesto que el inicio fue el mes de Octubre 2009 y todavía no está extendido a toda nuestra red de distribuidores.

¿Cómo definiría su experiencia con Kernel Doc?
De momento positiva tanto a nivel de sistemática como de atención por parte del personal de Kernel Doc.